我们的 NSS 指南（首次参展商）

在这篇文章中，我们将记录首次参展全国文具展的一些困难。尽管遇到了一些小问题，但总体来说，这仍然是一次积极的体验。

准备阶段

大约三年前，我们首次表达了参加全国文具展（NSS）的兴趣。文具行业的从业者都知道，NSS 是不可错过的盛会，所以我们对展会地点的选择毫不犹豫。

我们每年都会联系NSS协商展位位置。我们当时的想法是，只有设法抢到一个角落展位，我们才会参展。然而，任何尝试过的人都知道，好的展位几乎总是提前一年就被重复参展的参展商占了。对我们来说，如果找不到一个合适的展位，那么花16个小时赶路真的没什么意义，所以我们必须先跨过这个障碍，才能开始考虑参展。

就是这样，我们真的在做这件事！

凭借着一些运气和不懈的努力，我们最终确定了一个地点。NSS 和 NYNOW 计划合并，这也对我们很有帮助，所以我们在八月终于下定了决心，这意味着我们只有不到 6 个月的准备时间。大多数人会提前一年准备，但考虑到我们在过去三年里做了大量的调研，我们觉得时机已经成熟。

展位设计

我们是一家专注于设计的公司，所以这对我们来说是迄今为止最愉快的部分。和所有大型设计项目一样，我们首先在记事本上画一些草图，然后将其转化为照片级逼真的模型。在如此早期的阶段，我们可能没有必要完全深入细节，但我们发现这是一个非常有效的可视化过程。

NSS 的大多数参展商都是贺卡设计师，所以他们倾向于利用所有可用的墙面空间来展示主要产品，然后可能还会留出一小块桌面区域来摆放一些装饰品或宣传资料。然而，这种方法并不适合我们这类产品，所以我们决定稍微改变一下。

对我们来说，由于我们的产品非常注重实用性，所以我们从一开始就明确地希望将主打产品展示放在最显眼的位置，方便人们互动，而墙面则留出空间用于品牌推广和醒目的图像展示。这是我们展位概念的基础，其他一切都围绕着这个理念展开。

建还是不建

这应该是您在规划展位时首先要问自己的问题之一。有两种选择：您可以自行搭建，也可以聘请专业公司协助搭建和组装。下面的纸质模型展示了我们强大的搭建能力，因此我们选择外包也就不足为奇了……

如果您是从海外过来，那就别无选择，只能聘请专业人士，除非您有亲朋好友愿意在现场帮忙。这费用高得吓人，而且几面改造过的胶合板墙的价钱，或许足够您自己布置一家零售店了（我有点夸张，但您明白我的意思）。虽然我们选择不自己搭建展位，但我们仍然觉得在办公室里留出一角来展示空间很重要。

这看起来并不是最漂亮的景象，但碰巧的是，它的大小与我们的展位完全相同，在拼凑了几张桌子并翻转了一些椅子之后，我们就能很好地感受一下这个空间了。

在决定与展位搭建商合作时，你还应该记住一件事：所有东西都是租赁的，所以如果你损坏了任何东西，或者做了任何事先未达成一致的事，你可能会面临额外的费用。但在大多数情况下，我认为聘请专业人士来做这部分工作是值得的，因为这样可以减少你的后顾之忧。

介于两者之间的一切

虽然展位本身是最重要的部分，但在规划阶段还有很多其他方面不容忽视。例如：

邀请函：

我们发出邀请函的时间有点晚了。当然，您当然不想太早发出，但我们也建议您不要晚于活动开始前两周发出，以便潜在客户有时间安排行程等。

目录

这又是一个比我们预期花费更多时间的事情，部分原因是所有材料在印刷前都必须反复检查。虽然价格不菲，但我们对最终成品还是很满意，但这毕竟是一项重要的投资。

价格表和订单

这些内容相当一目了然，但如果您不确定要包含哪些信息，那么有数百个免费的在线模板可供选择。没有必要用像订单这样基本的东西重新发明轮子。我们一遍又一遍地试图用复选框和各种不必要的东西使它变得过于复杂，但最终我们选择了一个简单的空白表格。当很多人在压力下向你滔滔不绝地讲述事情时，那时你最终会写下脑海中首先想到的东西，所以只要你给自己留出足够的空间而不必写得太小，就不必太担心。此外，我们很幸运能够选择打印在复写纸上，这样可以省去你两次书写所有内容的麻烦！

疯狂的冲击

我们最大的噩梦开始于展会开幕前两周。

首先，不知什么原因，NSS 的人决定把我们所在的整个过道都拆掉。我们花了这么多年规划场地，现在却彻底泡汤了。试想一下，你做好了所有的准备。你的邀请函已经发出，产品目录也正在印刷中，突然被告知你的展位号已经没有了。

我们简直心烦意乱。这简直就是一场噩梦。

幸运的是，我们之前打交道的那个人最近被提升为演出经理，所以他完全有能力帮我们解决问题，而他确实做到了！（谢谢你，Aaron）

他们一开始想把我们挪到靠近展厅后方的位置，后来又想把我们换到一字形展位，尽管我们已经付钱给搭建商搭建了一个角落展位。我们最后时刻终于搞到了一个类似的位置，但被迫把展位尺寸从8x10缩小到6x10，并因此退款。

我们噩梦的第二部分是建筑商本身。我们和“The Displayers”的Gregory合作，他最终完成了不错的工作，但他们的规划能力相当糟糕。我们提前几个月就把所有事情都告诉了他们，但他们却决定拖到最后一刻才确认真正重要的细节。

我们没有任何关于进度的提示，甚至连模型跟实际效果的对比都没有任何信息。我​​们基本上只能靠猜测，对于首次参展的人来说，这真的会让人身心俱疲。

一些无聊（但重要）的细节

对于首次参展的参展商，NSS 不会告诉您几件非常重要的事情，如果您想要参展，则需要提前做好准备。

保险乍一听可能有点吓人，但其实很简单。你只需要访问网站 访问www.totaleventinsurance.com并使用信用卡在线支付。费用仅为 65 美元（另加 1 美元保费）。付款成功后，您将收到确认信息，您可以将其打印出来并直接上传到 NSS 门户。

如果您计划在贾维茨会展现场自行安装，则只需担心人工费用。我们已根据施工合同支付了照明费用，但即便如此，您仍然需要亲自去找人来安装，因为只有贾维茨会展的官方工作人员才被授权进行这项工作。

无论何时计划出国旅行，都应务必了解签证要求。即使您认为自己的护照允许您无限次旅行，但更安全的做法是，移民法可能会随时更改，因此，请务必在飞行前做好充分的调查。

抵达展会现场

我们决定在抵达纽约之前，通过联邦快递将一些较重的展品直接寄送到酒店。所有重要的展品，例如实物和样品，都放在手提行李里，因为我们认为这是最安全可靠的选择。

抵达贾维茨中心后，我们惊叹地看着当地参展商开始手工搭建展位。由于搭建商已经搭建好了展位的主体结构，我们其实不需要做太多，但观察起来仍然令人着迷。唯一需要担心的是灯光，我们不得不等了一整天。一切准备就绪后，我们第二天带着两个装满展示材料的大行李箱回来，开始布置我们的展位。

设置

我们很高兴提前准备好了标牌，这项工作我们只能委托给我们自己，不能委托给任何人。

我们请了一位好友，用激光切割我们的标识，将其印在亚克力板上，然后喷上金色。航班起飞前一晚，我们花了几个小时在标识背面贴上细小的3M胶带，以便现场轻松安装。之后，我们用瓦楞纸板模板将所有部件对齐，这非常棒，因为可以轻松卷起来放进行李箱。

对我们来说，最耗时的部分是把物品摆放好。虽然我们在家里花了好几个小时精心策划这次试运行，但当我们到达展厅时，很快就发现台面实际上比我们最初设想的要小得多。

你能准备的A计划和B计划是有限的。剩下的就看运气了，以及你如何适应可能出现的不同情况。

第一天的紧张和兴奋

由于是第一次来，我们完全不知道会发生什么，但最初的体验却让我们惊喜不已。开门几分钟后，过道就挤满了人，我们一度同时接了好几单！

我们只带了100份印刷版目录，由于一开始太兴奋，第一天就送出了超过一半，这实在是太多了。事后看来，我们本来应该只把它们送给潜在客户，但当你 沉浸在当下，很难保持联系。除了目录，我们的名片也用完了。我们把所有精力都集中在印刷花哨的宣传资料上，却忽略了最基本的联系方式。

适应形势，从经验中学习

第二天，我们准备得稍微充分一些。一大早就到了，准备在现场的联邦快递服务点打印一些名片。前一天晚上，我们还和Studio Carta的朋友聊了聊，他们给了我们关于打印所谓“联系表格”的宝贵建议。

大多数资深参展商都使用这些表格，目的是收集那些名片用完或忘记携带名片的潜在客户的信息。

我们还发现，并非所有人都能从纸质目录受益。有些人不喜欢在展会上随身携带任何东西，因此我们针对这种情况设计了一个巧妙的方案，其中就包括使用可靠的二维码。令我们惊讶的是，并没有多少人听说过二维码（也许是欧洲的专利？），因此我们收到了许多客户的好评，甚至一些资深参展商在看到我们的展品后，表示下次展会上也会尝试类似的方案。

如果您想尝试一下，只需打开手机上的相机应用，对准上面的二维码即可。屏幕顶部会弹出一个带有链接的窗口。只需点击该链接，它就会直接在您的浏览器中打开 PDF 文件。

综上所述

尽管一开始我们经历了一些噩梦，但我还是要说，我们在NSS的经历非常棒。最让我们印象深刻的是大家的友好和支持！我们非常感谢我们的邻居，以及现在在Old English Co.和Studio Carta的朋友，他们一直以来的建议和支持。

大多数人会在博客的这个阶段发布预算、销售额等信息。首先，我们并没有预算，因为一开始根本不知道要花多少钱。不过，销售额方面我们几乎肯定是收支平衡了，但说实话，这并非我们此行的重点。我们参展的目的是为了提升品牌形象，所以对我们来说，这次活动的亮点在于结识新朋友，并与业内一些大腕共事。

我想说的唯一缺点是，我们倾向于精挑细选，挑选合适的商店销售我们的产品。我们倾向于根据自己认为适合我们品牌的零售商来批准，因此我们曾拒绝过一些相当知名的品牌（听起来很不可思议，但相信我们，这是真的！）。那些在公司待得够久的人应该知道，我们并不总是以数量为依据来做决定。

不幸的是，作为参展商，你没有这种自由选择。当你看到有人在你的展位前驻足，而你完全不认识他们是谁，也不知道他们卖什么产品时，你可能会感到不安。因此，参展或许并不适合我们的业务，但无论如何，我们都很感激这次经历，如果有机会，我们很乐意再次参展。