NSSへのガイド（初めての出展者向け）

この投稿では、National Stationery Showに初めて出展した際の苦労を記録していきます。いくつか大きなトラブルはありましたが、全体的には良い経験になったと思います。

準備段階

全米ステーショナリーショーへの出展に初めて関心を示したのは、約3年前のことです。文具業界の関係者はNSSが最高の会場であることを知っているので、会場については迷うことなく決めました。

毎年NSSに連絡を取り、ブースの場所を交渉していました。出展するなら、何とか角のブースを確保できればいいと考えていました。しかし、実際に試してみた人なら誰でも知っているように、良いブースはほぼ1年前にリピーターの出展者に埋まってしまいます。まともなブースを確保できないなら、16時間もかけて移動する意味がないので、出展について考える前にまずこのハードルを乗り越えなければなりませんでした。

これだ、本当にやるんだ！

幸運と粘り強さのおかげで、ついに開催地を決めることができました。NSSとNYNOWが合併を計画していたことも追い風となり、8月についに決断を下しました。つまり、準備期間は6ヶ月もなかったということです。多くの人は1年前から準備しますが、私たちは3年間かけて綿密な調査を行っていたので、タイミングはまさに絶好だと感じました。

ブースのデザイン

私たちはデザインに特化している会社なので、この作業は私たちにとって間違いなく最も楽しい作業でした。他の大規模なデザインプロジェクトと同様に、まずはメモ帳にスケッチをいくつか描き、それをフォトリアリスティックなモックアップに落とし込んでいきます。これほど初期段階でこれほど詳細に検討する必要は必ずしもないかもしれませんが、視覚化のプロセスとしては非常に役立ちました。

NSSの出展者の多くはグリーティングカードのデザイナーなので、壁面スペースをすべて使ってメインの製品を展示し、小さなテーブルスペースで装飾やパンフレットなどを展示する傾向があります。しかし、このアプローチは私たちが制作する製品の種類には適していないため、少し異なる方法を採用することにしました。

私たちの製品は実際に手に取って触れる体験型なので、メインの製品展示は来場者が触れやすいように正面に配置し、壁面はブランディングや目を引く画像のためのスペースにしたいと当初から決めていました。これがブースのコンセプトのベースとなり、他のすべてはこのアイデアを中心に展開していきました。

建てるか建てないか

これは、ブースを計画する際に最初に自問すべき質問の一つです。選択肢は2つあります。自分で作るか、専門業者に依頼して建設と組み立てを依頼するかです。下の模型は、当社のブース製作能力の高さを示しています。ですから、外注を選んだのも当然と言えるでしょう。

海外からお越しの場合は、現地に手伝ってくれる友人や家族がいない限り、プロを雇うしかありません。費用は途方もなく高く、再利用した合板の壁を数枚買うくらいの費用で、おそらく自分で店舗を構えられるでしょう（少し大げさですが、要点は伝わるでしょう）。私たちはブースを自分で作ることはしませんでしたが、それでもオフィスの一角を空けて、空間をイメージできるようにしておくことが重要だと感じました。

見た目はあまりきれいではありませんが、たまたま私たちのブースとまったく同じ大きさだったので、テーブルをいくつか置いて椅子をいくつかひっくり返して、その空間をよく把握することができました。

ブースビルダーに依頼する際にもう一つ心に留めておきたいのは、すべてがレンタル品であるということです。そのため、何かを破損したり、事前に合意されていないことをしたりした場合は、追加料金が発生する場合があります。しかし、ほとんどの場合、この部分を誰かに依頼する価値はあると思います。そうすれば、心配事が一つ減りますから。

その中間のすべて

ブース自体が最も重要ですが、企画段階では見落としてはならない他の要素も数多くあります。例えば：

招待状:

招待状の発送が少し遅すぎました。早すぎるのも良くありませんが、見込み客に旅行の計画などを調整する時間を与えるため、イベントの2週間前以降に送るのは避けた方が良いでしょう。

カタログ

これも予想以上に時間がかかった点の一つです。印刷前に全てを二重、三重にチェックする必要があったことが一因です。非常に高価でしたが、最終的な結果には非常に満足しています。大切な投資です。

価格表と注文書

これらはかなり自明ですが、どのような情報を含めればよいかわからない場合は、何百もの無料オンラインテンプレートから選ぶことができます。注文書のような基本的なものから車輪の再発明をしようとするのは意味がありません。チェックボックスやあらゆる種類の不要なものを使って複雑にしようと何度も試みましたが、最終的にはシンプルな空白の表に落ち着きました。複数の人からプレッシャーをかけられながら項目を次々と提示されると、その瞬間に頭に浮かんだことを何でも書き留めてしまうので、小さく書かずに十分なスペースを確保できる限り、あまり心配する必要はありません。また、幸いなことにカーボン紙に印刷するオプションがあったので、すべてを2回書く手間が省けます。

狂乱のラッシュ

私たちの最大の悪夢は、ショーの開幕予定のわずか2週間前に始まりました。

まず、NSSの担当者は、どういうわけか私たちのブースがあった通路全体を撤去することに決めました。何年もかけて準備してきた場所の計画は、完全に水の泡になってしまいました。あれだけの準備をしてきた自分を想像してみてください。招待状は送られ、カタログも印刷中なのに、突然ブース番号がなくなったと告げられるのです。

私たちはひどく取り乱していました。まさに悪夢でした。

幸運なことに、私たちが担当していた担当者は最近ショーマネージャーに昇進したばかりだったので、私たちのためにあらゆることをやってくれる力があり、実際にそうしてくれました！（アーロン、ありがとう）

最初はホールの奥の方に移動させようとしましたが、その後、既に角ブースの設置費用を建築業者に支払っていたにもかかわらず、インラインブースへの変更を勧められました。ギリギリになってようやく同等の場所を確保できたものの、ブースサイズは8×10から6×10に縮小せざるを得ず、その分の費用は返金されました。

悪夢の二つ目の要因は、施工業者自身でした。「The Displayers」のグレゴリーさんと仕事をしたのですが、最終的には良い仕事をしてくれましたが、計画性は極めて低かったんです。何ヶ月も前に全てを伝えていたのに、彼らは本当に重要な詳細を確認するのをギリギリまで先延ばしにしてしまったんです。

進捗状況や、モックアップで見せた内容と実際の仕上がりの違いについて、一切の指示がありませんでした。基本的に推測するしかありませんでしたが、初めて出展する人にとっては、これは肉体的にも精神的にも大きな負担となります。

いくつかの退屈な（しかし重要な）詳細

初めて出展する方には NSS では説明されていない非常に重要なことがいくつかあります。出展するには事前に準備しておく必要があります。

保険は一見難しそうに聞こえますが、実際にはとても簡単です。ウェブサイトにアクセスするだけです。 www.totaleventinsurance.com にアクセスし、クレジットカードでオンラインでお支払いください。お支払いはたったの65ドル（通常より1ドル高い保険料が加算されます）で、お支払いが完了すると確認メールが届きます。この確認メールを印刷して、NSSポータルに直接アップロードしてください。

人件費は、ジャビッツの現場で自分で何かを設置する予定の場合のみ心配する必要があります。私たちの場合、照明器具の費用は建築業者との契約で既に支払っていましたが、それでも設置作業はジャビッツの正式な作業員のみが行う権限を持っているため、実際に誰かを呼んで手伝ってもらう必要があります。

海外旅行の際は、必ずビザの要件を調べてください。パスポートで無制限に旅行できると思っていても、移民法は変更される可能性があると想定しておく方が安全です。そのため、出発前に必ず十分な調査を行うようにしてください。

ショー会場に到着

ニューヨークに到着する前に、一部の重い展示品をFedExでホテルに直接送ることに決めていました。製品やサンプルなどの重要な展示品はすべて、これが最も安全で信頼できる方法だと考えたため、機内持ち込み手荷物の中に入れました。

ジャビッツ・センターに到着すると、地元の出展者が手作業でブースを組み立て始める様子を、感嘆しながら眺めていました。ブースの骨組みは既に施工業者が仕上げてくれていたので、私たち側ではほとんど何もする必要はありませんでしたが、それでも見ているだけで興味深いものでした。唯一心配だったのは照明でしたが、これは丸一日待たなければなりませんでした。全てが整ったことを確認した後、翌日、展示資材を詰め込んだ大きなスーツケース2つを持って再び会場に戻り、ブースのレイアウトを始めました。

セットアップ

事前に準備しておいて本当に良かったのは、自分たち以外には任せられない仕事である看板です。

親しい友人に頼んで、アクリル板にロゴをレーザーカットしてもらい、それを金色にスプレー塗装しました。出発前夜、現地で簡単に設置できるよう、3Mテープを何時間もかけて裏面に貼り付けました。段ボール製の型紙を使って全てのパーツを位置合わせしましたが、丸めて荷物に入れるのにとても便利でした。

私たちにとって最も時間がかかったのは、展示品のレイアウトでした。帰国後、何時間もかけて綿密にテスト走行を計画していたにもかかわらず、展示会場に到着すると、カウンタートップが当初の想定よりもずっと小さいことにすぐに気づきました。

準備できるプランAとプランBの数は限られています。残りはすべて運次第、そして起こりうる様々な状況にどう適応できるかにかかっています。

初日の緊張と興奮

初めてだったので、どんなことを期待すればいいのか全く分からなかったのですが、最初の出会いには嬉しい驚きがたくさんありました。ドアが開いて数分後には通路が人で溢れ、ある時は一度に複数の注文を済ませていました！

印刷されたカタログは100部しか持参していなかったのですが、最初の興奮のあまり、初日に半分以上を配布してしまいました。これは多すぎました。今にして思えば、見込み客にだけ配布すればよかったのですが、 瞬間に没頭していると、状況を把握するのが難しくなります。カタログに加えて、名刺も不足していました。派手なパンフレットの印刷にばかり気を取られ、最も基本的な連絡手段をおろそかにしていました。

状況に適応し、経験から学ぶ

2日目は、少しばかり準備万端でした。早朝に到着し、敷地内のFedEx施設で名刺を追加印刷しました。また、前夜にStudio Cartaの友人たちと話し、いわゆる「お問い合わせフォーム」の印刷について貴重なアドバイスをもらいました。

これらのフォームはほとんどのベテラン出展者が使用しており、名刺を使い切ったか、名刺を持参し忘れた潜在顧客から情報を収集する目的で使用されています。

もう一つの発見は、印刷カタログが必ずしもすべての人にメリットをもたらすわけではないということでした。展示会場では何も持ち歩きたくないという方もいらっしゃいました。そこで、私たちは頼りになるQRコードを活用するという巧妙なプランを考案しました。驚いたことに、QRコードの存在を知っている人はそれほど多くなく（ヨーロッパ特有のものなのでしょうか？）、お客様から多くの賞賛をいただき、ベテラン出展者の中には、私たちの展示を見て「次回の展示会で同じようなものを試してみたい」と言ってくださった方もいました。

試してみたい方は、スマートフォンのカメラアプリを開き、上記のQRコードにカメラをかざしてください。画面上部にリンク付きのポップアップが表示されます。リンクをクリックすると、ブラウザでPDFが直接開きます。

結論は

最初は何度か悪夢のような出来事もありましたが、NSSでの経験は素晴らしかったと言えるでしょう。特に印象的だったのは、皆さんがとても親切で協力的だったことです！ Old English Co.とStudio Cartaの皆さん、そして今では友人となった皆さんには、最初から最後までアドバイスとサポートをいただき、本当に感謝しています。

ブログのこの段階で、ほとんどの人が予算や売上などの概要を投稿するでしょう。まず、私たちは予算を立てていませんでした。そもそも費用がいくらになるか全く分からなかったからです。売上に関してはほぼ損益分岐点に達しましたが、正直なところ、それが今回の旅の主目的ではありませんでした。出展の目的はブランドの向上であり、私たちにとってこのイベントのハイライトは、新しい人々と出会い、業界のビッグネームたちと肩を並べる喜びを味わえたことでした。

唯一の欠点を挙げるとすれば、私たちは製品を取り扱う店舗を非常に厳選しているということです。私たちはブランドに合致すると思われる小売店を選定する傾向があり、そのため、かなり有名なお店をお断りすることもあります（信じられないかもしれませんが、本当です！）。長年この業界に携わっている方なら、私たちが常に数字だけで判断しているわけではないことをご存知でしょう。

出展者となると、残念ながらこのような選択の自由はありません。ブースに立ち寄った人が、誰なのか、どんな商品を販売しているのか全く分からないと、非常に不安になります。そのため、出展は当社のビジネスにとって必ずしも最適な方法ではないかもしれませんが、それでもこの経験には感謝しており、機会があればまた喜んで出展させていただきます。